Új irányvonalak a dokumentumtárolás területén

A dokumentumtárolás egyre nagyobb horderejű téma a magyar vállalatok körében. Ezzel párhuzamosan a mindenkori törvényi szabályozás és adatvédelmi előírások elvárásainak kell megfelelni. Az adatvédelemnek jelentős szerepe van az irattárolási folyamatok tekintetében. Az adatok védelme, megfelelő kezelése a legmagasabb prioritást kell, hogy élvezze. A vállalatok többségének azonban nincs megfelelő know-how a birtokában illetve a technikai feltételek sem adottak. Így a cégen belüli megoldások idővel egyre több ráfordítással oldhatóak meg, ami végső soron a költségek növekedéséhez vezethet.

A dokumentumkezelést az alábbiak negatívan érinthetik:

  • korlátozott és strukturálatlan tárolási hely
  • nem szabályozott archiválási szokások
  • az archívum átláthatóságának hiánya
  • nem megfelelő IT struktúra

Lépjen egy másik dimenzióba az irattárolási folyamatok tekintetében egy ebben a témában specializálódott logisztikai céggel.

Külső irattárolás – az optimális megoldás

Ha irattár üzemeltetésről beszélünk, a külső irattárolás jelentheti sok esetben a legoptimálisabb és leggazdaságosabb megoldást. A kiemelkedően magas biztonsági szintű irattárunknak és a speciális erre a célra kialakított infrastruktúráknak köszönhetően a leghatékonyabb megoldást tudjuk nyújtani dokumentumtárolás területén. Költséget, értékes időt takaríthat meg, és a spórolt területeket, helyiségeket egyéb módon is hasznosíthatja. Csökkentjük a szükséges ráfordításait, miközben megfelelő módon járunk el az adatszolgáltatás területén is.

Szolgáltatásainkat egyedi igényeinek megfelelően is tudjuk alakítani. A dokumentumkezelés területén miden szolgáltatás egy kézből elérhető, egészen a „Scan on Demand”-ig. Ennek megfelelően egyes dokumentumok szkennelését is vállaljuk, csak úgy, mint az elázott iratanyagok mentését.  

Dokumentumkezelés egy kézből:

  • Postázó
  • Digitalizálás
  • Irattárolás
  • Megsemmisítés

Folyamatainkat az Önök igényei szerint alakítjuk, így már az első naptól kezdve profitál a kiszervezésből.

Belső irattárolás – hatékony folyamat

Az irattárolás kiszervezése mellett belső irattárának üzemeltetésében is hatékony segítséget tudunk nyújtani. Amennyiben dokumentumait a közelben kell tárolnia, professzionális know-how-t tudunk rendelkezésére bocsátani. Az archiválástól a jegyzékelésig, az irattárának üzemeltetését el tudjuk végezni. Az IT infrastruktúránknak köszönhetően igény szerint tudjuk alakítani az Önök belső irattári folyamatait is az irattár kiszervezés és a belső irattárolás előnyeinek kombinációjának segítségével.

Biztonságos dokumentumarchiválás

Egy további fontos szempont az iratainak biztonsága. Az biztonságos tároláshoz szükséges technikai feltételek beszerzése drága és rendkívül helyigényes. Ezért azon vállalatok, amelyek a dokumentumkezelést házon belül oldják meg, magasabb kockázatnak is vannak kitéve. Ilyen kockázati tényező lehet a lopás, tűz- és vízkárok illetve adatvédelmi botrányok illetéktelen hozzáférés következtében. Ezeket a biztonsági irattárunkban tárolt dokumentumok esetében el tudjuk kerülni. Az IT folyamatainknak köszönhetően minden irattári tétel mozgását rögzíti nyilvántartási rendszerünk, így folyamatos információt kaphat az egész állományról. Online Platformunk segítségével (BNP) bármikor hozzáférhet adatbázisához, minden információt lekérhet rendszerünkből.